Veel gestelde vragen – Online boekhouden

Basecone:

  •  Wat is Basecone?

Basecone leidt de documentstromen van accountants, bedrijven en ondernemers in goede banen. Door een factuur of ander document voor de boekhouding direct naar Basecone te sturen via e-mail, web of App blijft de boekhouding voortdurend bijgewerkt. Basecone regelt de goedkeuring, de verwerking van elektronische facturen, de herkenning van papieren facturen en zorgt dat documenten klaar staan in het online dossier en facturen direct geboekt kunnen worden. Basecone is altijd veilig beschikbaar via internet.

  •  Op welke manieren kan ik een document uploaden?

Er zijn vier manieren om bestanden aan te leveren voor verwerking:
1. Door te uploaden in de applicatie
https://secure.basecone.com   2. Door gebruik te maken van de baseloader   3. Door een e-mail met bijlage te sturen naar het unieke adres per administratie   4. Door gebruik te maken van de Mobiele App (Iphone en Android)
Voor uitleg kunnen wij je een werkbeschrijving toesturen.

  •  Kan ik meerdere pagina’s in één bestand uploaden?

Het is mogelijk om meerdere pagina’s in één bestand te uploaden. In de applicatie is een “Split Document” functionaliteit aanwezig die het mogelijk maakt een document in meerdere documenten/facturen te splitsen.

  •  Waar kan het e-mailadres vinden van de administratie?

Je kunt het adres vinden in de details van je administratie(s) en ook in het overzicht van je administratie(s) onder het menu ‘instellingen’.

  • Waar kan ik de baseloader downloaden?

De baseloader is te downloaden via http://www.basecone.nl/baseloader

  • Welke pincode moet ik kiezen voor het installeren van de baseloader?

Bij de installatie van de baseloader wordt eenmalig gevraagd een pincode in te voeren. Deze kun je zelf bepalen, zolang deze maar uit 4 cijfers bestaat.

  • Waar kan ik mijn wachtwoord wijzigen?

Je wachtwoord kun je wijzigen in het menu onder ‘Instellingen’.

  • Ik ben mijn wachtwoord vergeten, hoe kan ik dit oplossen?

Op de inlogpagina van Basecone vindt je het linkje ‘wachtwoord vergeten’. Hier kun je een nieuw wachtwoord aanvragen

  • Welke browsers worden door Basecone ondersteund?

Basecone ondersteunt de laatste twee versies van Internet Explorer, Firefox, Safari en Chrome.

  • Ik heb een document geüpload, maar ik wil deze verwijderen, hoe doe ik dit?

Een document kan altijd worden verwijderd door het document te selecteren en vervolgens de prullenmand (rechtsboven in het scherm) te selecteren.

  • Ik heb een document verwijderd, is deze nu verwijderd of ik kan nog ergens terugvinden?

In Basecone worden documenten nooit verwijderd. Deze documenten worden op ‘non-actief’ gezet en zijn terug te vinden in de ‘prullenbak’ (in de linker kolom).

  •  Moet ik een document bestaande uit meerdere pagina’s altijd splitsen?

Dit is niet noodzakelijk. Indien geen gebruik wordt gemaakt van de ‘SPLITS’ optie kan een document ‘normaal’ worden verwerkt als één factuur.

  • Kan ik meerdere bestanden in één keer taggen en/of autoriseren?

Het is mogelijk meerdere bestanden in één keer te taggen en/of te autoriseren. Dit kan door meerdere document te selecteren (door in de middelste kolom op het driehoekje bij het document rechtsonder te klikken) en vervolgens te taggen.

  • Waar is mijn document nadat ik getagd en/of geautoriseerd heb?

Dit document wordt klaargezet om verwerkt te worden in het boekhoudprogramma Twinfield. De getagde en/of geautoriseerde documenten zijn terug te vinden in het Archief.

  • Kan ik ook documenten verwijderen als ik getagd en/of geautoriseerd heb?

Nee, documenten die al zijn getagd kunnen niet zomaar worden verwijderd. Degene die de facturen verwerkt kan de facturen afwijzen. Dit document vind je later terug met een notie. Daarna kun je de factuur verwijderen of opnieuw taggen.  

  • Kan ik geavanceerd zoeken binnen mijn documenten?

Het is mogelijk alle documenten te doorzoeken. Dit kan in het ‘Archief’. Er kan gezocht worden op verschillende criteria. Als de documenten in zijn geheel zijn verwerkt is het mogelijk om ook op boekstuknummer en/of relatie te zoeken.  

  • Kan ik ook informatie vinden over eventuele updates van Basecone?

Ja, dat kan. Je kunt je via http://www.basecone.nl/nieuwsbrief/ opgeven om nieuwsbrieven te ontvangen.

  • Moet ik mijn facturen nu nog fysiek bewaren?

Ja, het is verplicht de fysieke administratie te bewaren. Wel kun je bij de Belastingdienst een verzoek doen tot het digitaal bewaren van de administratie. Zie voor meer informatie de onderstaande links:

http://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_ bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren

http://download.belastingdienst.nl/belastingdienst/docs/geautomatiseerde_administratie_en_fiscale_ bewaarplicht_al0401z10fd.pdf

 

  • Ik heb een andere vraag, hoe kom ik aan deze informatie?

In Basecone kun je in de ‘help’ kijken. Hier vind je nog meer ‘Veel gestelde vragen’. Ook kun je altijd contact opnemen met ons kantoor.
________________________________________________________________________________________
Twinfield:

  • Wat is Twinfield?

Twinfield is een online boekhoudprogramma, waarin alle administratieve gegevens in de ‘Cloud’ worden verzameld.  

  • Jullie verwerken de administratie in Twinfield, maar kan ik zelf ook administratie verwerken?

Ja, dat is mogelijk. Hiervoor zal een abonnement bij Twinfield worden afgesloten.

  • Ik wil graag een nieuw facturatieprogamma, maar geen groot boekhoudpakket. Wat is jullie advies?

Bij Twinfield kun je een abonnement nemen voor een klein bedrag per maand, waarbij je zelf kunt factureren. Voor meer informatie kun je kijken op: http://www.twinfield.nl/factureren/

  • Kan ik mijn facturen ook per mail naar de klant verzenden?

Ja, als je facturen maakt in Twinfield kun je deze elektronisch naar de klant verzenden.

  • Wat houdt de bankenkoppeling precies in?

Met alle klanten waarvan wij de administratie in Twinfield verwerken realiseren wij de bankenkoppeling. Dit geldt voor klanten die Rabobank en ABN AMRO hebben. Daarmee worden iedere nacht de bankmutaties van de vorige dag in Twinfield gezet, hierdoor kunnen wij de ‘bankafschriften’ regelmatig en snel bijwerken.

  • Ik heb geen Rabobank of ABN AMRO, kunnen jullie de bankafschriften dan ook snel verwerken?

Ja, je kunt een MT940-bestand bij je bank downloaden. Deze kunnen wij vervolgens weer inlezen in Twinfield. Indien nodig kunnen wij je een werkbeschrijving toesturen.

  • Kunnen jullie mijn openstaande crediteuren ook klaarzetten voor betaling?

Ja, dat is mogelijk met de bankenkoppeling van de Rabobank. Hiermee worden de betalingen rechtstreeks in Rabo Professional gezet. Heb je geen Rabobank, dan kunnen we je ook een Clieop03-bestand toesturen. Dit bestand kun je inlezen bij je bankomgeving en betalen.

  • Kunnen jullie mijn openstaande debiteuren ook klaarzetten voor incasseren?

Ja, dat is mogelijk met de bankenkoppeling van de Rabobank. Hiermee worden de ontvangen bedragen rechtstreeks in Rabo Professional gezet. Heb je geen Rabobank, dan kunnen we je ook een Clieop03-bestand toesturen. Dit bestand kun je inlezen bij je bankomgeving en incasseren.

  • Als ik een abonnement bij Twinfield heb, kan ik dan ook een extra administratie daaraan koppelen?

Ja, bij Twinfield betaal je per gebruiker een bedrag per maand, hiervoor kun kosteloos maximaal vijf administraties aan de gebruiker koppelen.

  • Ik heb een andere vraag, hoe kom ik aan deze informatie?

In Twinfield vind je de ‘Knowledge Base’ (het ?-teken in de menubalk). Hierin vind je o.a. informatie over het programma zelf. Natuurlijk mag u ook contact opnemen met ons kantoor.
________________________________________________________________________________________